Читать онлайн Денежный Поток в Образовании: Как начать управлять финансами своей школы бесплатно

Глава 1. Папин план

Всё началось с моего папы. В конце девяностых у него был свой кооператив – тогда это называлось ЧП, частное предприятие. Время было шумное, рискованное, но и полное надежд. Бизнес, как и сам папа, был упрямым, живым и стремился расти. Вот только с бухгалтерами ему катастрофически не везло. То они уходили, то ошибались в отчётности, то просто пропадали в самый ответственный момент.

Папа был человеком сообразительным – умел договариваться, находить клиентов, разруливать любые ситуации, но бухгалтерия для него была как китайская грамота. Баланс, отчёты, проводки… Он мог бы, наверное, разобраться, но без базового образования это как лезть на Эверест в тапочках.

И тогда он придумал план. План длиной в мою жизнь.

– Юля, бухгалтер – это профессия, которая всегда накормит. У тебя всегда будет на хлеб с маслом, – говорил он, глядя на меня тем самым тоном, когда возражать было бессмысленно.

Я, пятнадцатилетняя девчонка, мечтала совсем о другом – стать врачом. Мне нравилась сама идея помогать людям, изучать человеческое тело, разгадывать его загадки. Но папа был категоричен: «Я против, чтобы ты шла учиться в медицинский, я не буду тебя учить! Иди на бухгалтера».

Я не пошла. Вернее, сразу не пошла – не поступила. Оказалась на факультете переработки природных соединений, специализация – инженер целлюлозно-бумажного производства. Звучит громко, но я уже на втором курсе понимала: я никогда не буду работать по этой специальности.

И вот – март 2003 года. Красноярск. Мы сидим с моей сестрой на кухне в маленькой съёмной квартире. Она приехала на сессию, а я – в какой-то тупик: слёзы на глазах, потому что я понятия не имею, кем я буду работать, после посещения Красноярского ЦБК.

– А кем бы вообще ты хотела работать? – спросила сестра.

– Что-то, связанное с компьютерами, – выдохнула я.

На следующий день я уже стояла у двери Центра дополнительного образования нашего университета. Выбор был небольшой: бухгалтерский учёт, анализ и аудит или экономика и управление на предприятии. Я выбрала бухгалтерию, точнее мой папа это сделал за меня.

Сестра позвонила домой, папа был в восторге: «Только пусть идет на бухгалтера!». Образование было платным, и родители сразу сказали: будут платить за обучение. Так началась моя двойная жизнь: днём я училась на инженера, вечером – на бухгалтера.

Это были не простые годы. Три с половиной года – две сессии подряд, конспекты, практики… Я хотела бросить первое образование, но мама была непреклонна: «Должна закончить». И я закончила. С разницей в полгода получила два диплома о высшем образовании – и инженера, и экономиста по бухучёту, анализу и аудиту.

И вот я – уже бухгалтер. Мечта папы сбылась.

Работа шла легко, словно я всегда этим занималась. Особенно помогало, что на втором образовании учились практикующие бухгалтеры. Они задавали преподавателям живые, рабочие вопросы – не про абстрактные проводки, а про реальную жизнь. И я впитывала всё как губка.

Диплом я писала, наверное, у самого требовательного преподавателя экономического факультета: налоги, налогообложение, очередь на пересдачу по пять раз. Но мне повезло – или я уже была готова. Она сказала мне фразу, которая, думаю, изменила мою судьбу:

– Юля, устраивайся сразу главным бухгалтером. Потом будет страшно, а сейчас ты всё сможешь.

Я послушала. В феврале 2007-го, получив диплом, я пошла работать главным бухгалтером на небольшое производство окон и дверей из массива сосны.

И там случилось то, что перевернуло моё понимание профессии.

Предприятие жило на грани: официальная отчётность не показывала реальной картины, а собственник не понимал, прибыльный у него бизнес или нет. И тогда я впервые, ещё до появления сервисов финансового учета типа «Финтабло», начала вести управленческий учёт в Excel.

Я делала отчёты о движении денежных средств, разбивала доходы и расходы по заказам методом начисления. Проводила инвентаризацию. Вскоре мы обнаружили, что окна при текущей себестоимости вообще не окупаются. Нужно было либо поднимать цену, либо закрывать направление. Мы подняли цену – и заказы почти исчезли. Решение было жёстким, но верным: мы оставили только двери, избавившись от убыточного продукта.

Так, в 2007 году когда мне было 23 года, я впервые почувствовала ту особую власть цифр – когда они не просто говорят, а меняют судьбу бизнеса. И, наверное, именно тогда во мне проснулся будущий финансовый директор.

Путь через практику к профессии

В 2007 году, когда я впервые села за рабочий стол главного бухгалтера, мне казалось, что я нырнула в океан без дна. У меня был диплом, знания и азарт – но реальная работа вела себя как живая стихия: каждый день подбрасывала новые волны, неожиданные течения и подводные камни.

Я ловила себя на том, что жадно впитываю всё вокруг. Хотелось понять, как устроена система изнутри, докопаться до самой сути: почему здесь сходится, а здесь нет, что стоит за каждым документом, за каждой проводкой. Да, многое было сложно, иногда непонятно, но именно это и подогревало интерес.

И в тот момент рядом оказался человек, без которого мой путь мог бы сложиться иначе. У собственника предприятия было ещё одно юрлицо, где главным бухгалтером работала женщина в возрасте, лет под шестьдесят. Она вела бухгалтерию «по-старинке» – вручную сводила главную книгу. Я впервые увидела, как журнал, исписанный строка за строкой, становится живым доказательством того, что цифры сошлись.

Я помню, как стояла рядом и думала: «Мы же в университете тоже тренировались: покупали бланки, заполняли эту главную книгу. Но одно дело – учебная имитация, и совсем другое – настоящая бухгалтерия, где от точности зависит судьба бизнеса».

Она стала для меня наставником. Помню, пришло требование из налоговой. Я, усердная и молодая, разложила перед собой бумаги и приготовилась дать максимально подробный ответ, показать, что у нас всё в порядке. Но она остановила меня.

– Смотри, Юля, – сказала она твёрдо. – Если налоговая не спрашивает, лишнего не даём. Отвечаем строго по пунктам. Мы работаем в интересах собственника, и наша задача – защищать его, а не перегружать проверяющих.

Эта мысль стала для меня откровением. Бухгалтерия оказалась не только наукой о цифрах, но и искусством держать баланс – между буквой закона и интересами бизнеса.

Мы с ней многому учились друг у друга. Она делилась опытом и историями, а я помогала ей осваивать компьютер. Вместе мы устанавливали «банк-клиент», разбирали 1С. Это был удивительный обмен: она – «классика жанра», я – новое поколение, цифровое.

Первый баланс дался мне тяжело. Особенно 90-й счёт: две недели я сидела над ним до поздней ночи, раскладывала проводки, мучилась, а потом вдруг… баланс сошёлся. Это было чувство, как будто в тёмной комнате наконец включили свет: всё разом стало ясным, все кусочки встали на свои места. В этот момент я поняла, что значит по-настоящемуразобраться в бухгалтерии. Не полагаться на автоматическую «закрывашку» в 1С, а видеть суть каждой цифры.

Тогда же я решила: я хочу учиться дальше.

Я пошла учиться на Налогового консультанта при главном Управлении ФНС города Красноярска. Это было четырёхмесячное погружение – каждый день с обеда и до вечера. Нам преподавали начальники отделов, настоящие практики. Они разбирали налоговый кодекс так, будто учили нас читать заново азбуку: буква за буквой, статья за статьёй, чтобы больше не оставалось белых пятен.

Для меня это было как открыть тайный язык. Я перестала смотреть на кодекс как на каменную глыбу, и начала видеть в нём структуру, систему, логику.

По окончании нас ждал экзамен: нужно было ответить на реальный вопрос налогоплательщика так, как это делает Минфин – с официальной ссылкой на нормы права. Я писала обстоятельно, выстраивая каждую мысль в чёткую логическую цепочку и подкрепляя её конкретными статьями Налогового кодекса. Без эмоций, без лишних слов – только закон и строгая аргументация. И именно такой подход оказался верным: мой ответ признали лучшим, он получил максимальные 10 из 10 баллов.

Это был момент, когда я впервые почувствовала уверенность: да, я могу.

Следующим шагом стало обучение на аудитора. Курсы, честно говоря, оказались слабее – больше формальности, меньше практики. Но меня спасало то, что я уже имела багаж знаний и опыт.

А вот экзамен… Экзамен был похож на марафон через горы. Он проходил в Новосибирске, принимали его представители Минфина. В билетах было больше 2 600 вопросов. Три дня испытаний. Первый день – тестирование под камерами. Потом два дня подряд – письменные экзамены: по три предмета в день. Бухучёт, налоги, аудит, финансы, юридическая часть, задачи по МСФО…

Первый раз я не сдала – не хватило всего одного балла. Казалось бы, такая мелочь, но именно она перечеркнула месяцы подготовки. Во второй раз снова неудача: одна тройка потянула вниз весь результат. Это было обидно до боли, словно вся проделанная работа рассыпалась из-за крошечной ошибки.

И только на третий раз, собрав всю волю, я прошла этот экзамен. Три дня испытаний, десятки часов напряжения, сотни страниц подготовки. Я выходила из зала с дрожью в руках, с чувством опустошения, но и с гордостью. Это было трудное испытание в моей жизни, но оно того стоило.

В 2011 году я получила аттестат аудитора. Бумага? Да. Но для меня это было подтверждение, что все бессонные ночи, все сомнения, все слёзы и провалы – были не зря. Это был мой личный Эверест.

И именно тогда я поняла: профессия – это не то, что выбирает за тебя папа. Это то, что ты проживаешь сама, шаг за шагом. И в какой-то момент путь, который начинался как «папин план», стал моим собственным.

Горе от ума, или Как шоры мешали увидеть новый мир

Получив аттестат аудитора, я чувствовала себя специалистом, прошедшим суровую школу. Мои знания в области бухгалтерского и налогового учёта были глубокими и структурированными. Я досконально понимала природу возникающих расхождений между двумя системами и могла с лёгкостью объяснить происхождение каждой временной и постоянной разницы в отчетности.

Мой мир был строгим, регламентированным и… ограниченным. В нём было только два столпа: бухгалтерский учёт и налоговый. И когда в статьях или разговорах коллег всплывало словосочетание «управленческий учёт», я лишь снисходительно хмыкала.

«Какого ещё управленческого учёта? – думала я. – В законодательстве есть чёткое понятие бухгалтерского учёта и есть налоговый. Всё! Всё остальное – от лукавого, самодеятельность несерьёзных людей, которые пытаются выдать свои таблички в Excel за нечто важное».

Я помню, как яро комментировала статьи в «Главбухе», где авторы рассуждали о пользе управленки. Моим главным аргументом было: «Такого понятия нет в законе!». Мне казалось, что это исчерпывающий и железобетонный контраргумент. Я была ярой, принципиальной противницей. Теперь я понимаю, что это было настоящее «горе от ума». Мои собственные глубокие, но узкоспециализированные знания стали для меня клеткой. Они не позволяли мне выйти за рамки отчетности для государства и увидеть, что учёт может быть совсем другим – полезным для самого бизнеса.

Именно эти шоры не пускали меня в мир финансового директора. Я не понимала сути этой роли. Бухгалтер и финансовый директор – это разные вселенные, разные мышления.

Бухгалтер смотрит в прошлое.Его задача – корректно отразить уже свершившиеся факты, отчитаться перед государством. Его мир – это законы, инструкции, сроки сдачи. Его главный вопрос: «Как правильно оформить?».

Финансист смотрит в будущее.Он работает на собственника. Его интересует не «как оформить», а «почему так произошло и что делать дальше?». Почему прибыль падает? Где прячутся неочевидные расходы? Какой продукт приносит больше денег? Во что выгоднее инвестировать?

Я жила в парадигме бухгалтера несколько лет. И хотя бухгалтерия кормила, она не давала того самого чувства полёта и интереса. Это была жизнь в стрессе: вечный страх перед ошибкой, проверкой, штрафами. Я интуитивно пыталась от этого уйти – ходила на курсы, пробовала себя в смежных сферах, даже в декрете училась на кого угодно, лишь бы найти себя. Но жизнь, будто насмехаясь, раз за разом возвращала меня к балансам и декларациям. Я пыталась выпрыгнуть из клетки, но дверь всегда вела обратно в неё же.

Моё ограниченное восприятие было настолько сильным, что я, аудитор с огромным багажом знаний, не могла разглядеть очевидного. Я была как тот бухгалтер из метафоры, который, читая книгу для собственника, видит в ней только орфографические ошибки, а не смысл.

Всё изменилось, когда в Telegram я случайно обнаружила канал «Финансовый директор | Мастер CFO». Я стала читать их материалы, и меня зацепило. Чтобы глубже погрузиться в тему, я приобрела их недорой вводный курс. После его прохождения мне предложили пройти диагностику – тест моих компетенций, чтобы оценить, есть ли у меня потенциал чтобы стать финансовым директором.

Диагностом была девушка Дарья. Да, по сути, это была продающая консультация. Но она оказалась поворотной точкой. Дарья не втюхивала мне курс. Она аккуратно и гениально разобрала мои навыки. И я с удивлением осознала, что всё уже знаю!

– Вы же умеете составлять Отчёт о движении денежных средств (ОДДС)?

– Конечно! – ответила я.

– А Отчёт о финансовых результатах (ОФР)?

– Естественно!

– А баланс?

– Да без проблем!

Оказалось, что все кирпичики у меня уже в руках. Просто в мире управленческого учёта ОФР называется Отчёт о прибылях и убытках (ОПиУ), а суть от этого не меняется. У меня была мощнейшая база, но на моих глазах были те самые шоры, которые не давали мне сложить из этих кирпичиков новый, красивый дом для бизнеса, а не для налоговой.

Дарья мягко показала мне это ограничение. Она сказала: «Вам нужно лишь немного сместить фокус и научиться смотреть на эти отчёты не как бухгалтер, а как финансист». Это прозвучало как озарение.

Я, конечно, сначала отказалась. Я уже была обожжена множеством курсов, которые не давали результата. Но Дарья и сама Софья не отступали. И в тот момент, когда Софья написала мне лично, во мне что-то щёлкнуло. Я поняла, что это не навязывание. Это – рука, протянутая именно в тот момент, когда я тону. Они видели мой потенциал лучше, чем я сама.

Я сделала глубокий вдох и оплатила курс. И это было лучшее решение за последние годы.

Курс длился три месяца. Это было не просто обучение – это была операция по смене мышления. Мне буквально перепрошивали мозги. Мы собирали те самые ОДДС, ОПиУ и управленческий баланс не в 1С, а в Google Таблицах. Они научили меня мощному инструменту – сводным таблицам, который я до этого сторонилась, предпочитая привычный, но ограниченный интерфейс бухгалтерских программ.

И мир перевернулся. Открылся. Заиграл новыми красками.

Я осознала всю иронию своей старой позиции. Я отрицала управленческий учёт на том основании, что его нет в законе, и тем самым сама же лишала себя и бизнесы, с которыми работала, мощнейшего инструмента принятия решений. Я добровольно носила повязку на глазах и гордилась этим.

И самое удивительное произошло ещё до окончания курса. Я начала применять знания на практике и… нашла своего первого клиента – онлайн-школу. Я начала вести её финансы не как бухгалтер, а как финансовый директор. К нашему выпускному у меня был осязаемый результат: живой клиент и выстроенный ОДДС и ОПиУ.

Я была как сжатая пружина, которую наконец-то отпустили. Вся энергия, все знания, копившиеся годами, разом вырвались наружу и нашли своё применение. Я наконец-то увидела путь вперёд. И он больше не вел в клетку.

Глава 2. С чего начинается отчёт о движении денежных средств (ОДДС)

Я очень часто вижу одно и то же.

Собственники школ садятся на встречу со мной – кто-то в переговорке, кто-то через Zoom или Talk (отличная альтернатива для видеосвязи). И начинается разговор.

– Ну вот у нас есть расчётный счёт, давайте всё считать по нему. Всё равно же деньги туда приходят. Зачем нам эти ваши кошельки, эквайринги, подотчётные лица? – спрашивает собственник, с хитринкой в глазах и лёгкой усталостью в голосе.

И в этот момент я уже знаю: если мы оставим так, бизнес окажется в тумане. Потому что любая школа – это не один кошелёк, а целая связка, целая система сосудов, через которые бегут деньги. Игнорировать их – всё равно что мерить здоровье человека только по пульсу, забыв про давление, дыхание и температуру.

История: «Деньги исчезают»

Однажды я работала с небольшой сетью офлайн-школ. Собственница жаловалась:

– Я не понимаю, у нас вроде бы каждый месяц выручка растёт, а денег всё равно не хватает.

Мы начали разбирать. На экране – таблица из Excel. У неё в отчёте всё просто: «Приход по расчётному счёту – это выручка. Расход по расчётному счёту – это расходы».

Я спрашиваю:

– А эквайринг где?

– Ну как же… он же всё равно потом в банк приходит, зачем его отдельно считать?

И вот здесь всё и закопано. На эквайринг у неё за сентябрь пришло 2,5 миллиона. Эти же деньги потом упали на расчётный счёт. И в отчёте они оказались учтены дважды. На бумаге у неё было 5 миллионов выручки, а на деле – 2,5.

– Видите, – показываю я. – На бумаге вы богаче в два раза, чем в жизни.

Собственница сначала молчит. Потом смеётся. Потом снова хмурится:

– А я думаю, почему у нас кассовые разрывы постоянно. Теперь понятно.

После этого мы ввели эквайринг отдельным кошельком. И впервые картинка сложилась честная: поступления от клиентов, возвраты, комиссия банка, перечисления на счёт, остаток. И тревога ушла.

Какие бывают «кошельки» в школе

В управленческом учёте кошелёк– это любое место, где находятся деньги бизнеса.

И каждый кошелёк обязан появиться в ОДДС.

Что сюда входит:

Расчётные счета– их может быть несколько, в разных банках.

Касса– если есть наличные.

Эквайринги– Т-Банк, CloudPayments, ЮKassa и другие.

Онлайн-кошельки– да, и такое бывает. Кто-то принимает оплату через «Лава.Топ», кто-то через PayPal, Qiwi или ЮMoney. Всё это отдельные кошельки.

Подотчётные лица– сотрудники, у которых на руках деньги.

Когда я говорю про подотчётных лиц, собственники всегда удивляются:

– Ну это же аванс, зачем его учитывать отдельно?

Но если человек получил 50 тысяч на организацию мероприятия – это деньги школы. Пока он не сдал авансовый отчёт, это такой же кошелёк, только у сотрудника в руках. И если не учитывать это, потом «куда-то пропадут» десятки тысяч, и концов не найдёшь.

Ошибка удвоенной выручки и её последствия

Самая частая ошибка – удвоение выручки. Деньги прошли через эквайринг, потом попали на счёт, и собственник думает, что у него доходы растут. Но это иллюзия.

Иллюзия, которая дорого стоит.

Потому что если считать доход дважды, начинаешь принимать неверные решения:

– нанимать сотрудников «под рост», которого нет,

– брать новые помещения,

– инвестировать в рекламу больше, чем бизнес реально может потянуть.

А потом приходят кассовые разрывы, паника, долги.

Логика построения ОДДС

ОДДС строится очень просто по своей сути:

1. Берём остаток на началопо каждому кошельку.

2. Фиксируем все приходы.

3. Разносим расходыпо архитектуре статей (заранее продуманной).

4. Смотрим остаток на конец.

5. Сравниваем его с реальным остатком по выпискам или отчётам.

Если всё совпало – отчёт составлен корректно. Если нет – где-то ошибка, и её нужно найти.

И вот этот контроль – когда цифры по всем кошелькам сходятся в единое целое – даёт собственнику ощущение твёрдой почвы под ногами.

Таблица для старта

Внедрение ОДДС всегда начинаем с простой таблицы:

_____________________________________________________________________

Кошелек | Остаток на начало | Приход | Расход | Остаток на конец

_____________________________________________________________________

Р/с 1

Р/с 2

Экв. (Т-Банк)

Экв. (CloudPay)

Касса

PayPal

Подотчетный лица

Когда собственник видит эту таблицу впервые, его реакция предсказуема.

Сначала: «Зачем так сложно?»

А потом – облегчение. Потому что деньги перестают быть хаосом, они становятся системой.

Почему это так важно

ОДДС – это не про цифры ради цифр. Это про ясность.

Когда у школы десятки учеников, несколько филиалов или онлайн-курсы в разных странах, деньги текут по разным каналам. И если не учитывать их все, легко попасть в ловушку иллюзий.

А собственнику нужно не «чувствовать», что деньги есть, а знать точно: сколько пришло, сколько ушло, и что осталось.

Именно поэтому отчёт о движении денежных средств всегда начинается с честной инвентаризации всех кошельков. Это первый шаг к порядку в финансах.

Глава 3. Арх