Читать онлайн Без воды. Как писать предложения и отчеты для первых лиц бесплатно
- Все книги автора: Павел Безручко
Выжимка книги
Вероятно, вы уже просмотрели оглавление. Если все то, что там упоминается, вам прекрасно известно, примите мои поздравления: по-видимому, вы в совершенстве владеете языком первых лиц или сами принадлежите к их числу. Моя книга вам не нужна.
Если после просмотра оглавления у вас остались вопросы вроде «Что имел в виду автор?» или «Как сделать то, что предложено в названии конкретной главы?», уделите десять минут прочтению выжимки книги. Возможно, этого окажется достаточно, – и тогда я порадуюсь за вас.
Если же выжимка показалась вам слишком концентрированной и потому непонятной или вас заинтересовали подробности, тогда прочтите всю книгу. Она поможет вам освоить тот язык, которым написана выжимка, – язык, позволяющий беречь свое и чужое время.
Введение
• Первые лица – это те люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения.
• Они очень заняты. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма.
• В этой книге рассматриваются два основных вида документов для первых лиц: отчеты и предложения.
• Далеко не каждый из нас умеет излагать свои мысли так, как этого ждут первые лица: коротко и ясно, «без воды».
• От этого умения зависит не только решение конкретных рабочих вопросов, но и ваша карьера. Ваши инвестиции сил и времени в развитие этого умения обязательно окупятся.
• В основе книги лежит практический опыт автора в роли консультанта, работающего с первыми лицами, и в роли первого лица – генерального директора компании «ЭКОПСИ Консалтинг».
Часть 1. Каковы особенности первых лиц, обусловленные их ролью?
Первые лица мыслят масштабно
• В фокусе внимания первых лиц, как правило, находятся крупные вопросы: стратегические и персонально значимые цели; удовлетворенность заинтересованных групп; межфункциональная координация; возможности для прорывного развития организации; стратегические риски и другие «большие темы».
• Не следует загружать первых лиц мелкими вопросами, которые можно легко решить без их участия.
• Если мелкий вопрос нельзя решить без вовлечения первого лица, необходимо быть особенно кратким и заранее проработать вопрос до такой степени, чтобы решение можно было принять моментально.
Первые лица нацелены на результат и не хотят ждать
• Для большинства первых лиц результат важнее процесса.
• На языке первых лиц результат описывается в терминах достижения, а не выполнения. Результат – это эффект.
• Первые лица нетерпеливы. Они хотят получить результат незамедлительно.
• Не следует давать невыполнимые обещания лишь потому, что их хочет услышать нетерпеливый адресат. Указывать напряженные, но все же реалистичные сроки трудно, но необходимо.
Первые лица прагматичны
• Первые лица думают не только о стратегии, но и о ее реалистичности и исполнении. Большинству из них приходится мыслить глобально, а действовать локально.
• Они всегда хотят знать цену вопроса и размер отдачи от предложенного решения. Их интересуют также механизмы, сроки и вероятность получения отдачи и источники необходимых ресурсов.
Первые лица критичны
• Первые лица знают, что ситуация никогда не развивается точно по плану и что ошибки неизбежны.
• Они знают, что многие авторы предложений и отчетов не видят ясной картины реальности или намеренно искажают ее.
• Они не склонны доверять чужим суждениям, не основанным на фактах. Они верят цифрам и фактам только после проверки.
• Они «включают скептика» еще и потому, что хотят проверить автора – понять, в какой мере он заслуживает доверия.
• Они по-разному относятся к информации в зависимости от уровня доверия к автору документа.
Первые лица могут не вписываться в стереотип
• Портрет первого лица, нарисованный в четырех предыдущих главах, – это стереотип. В той мере, в которой он соответствует реальности, он поможет вам написать хороший документ.
• Если первое лицо не вписывается в этот стереотип, вам следует более тщательно проанализировать особенности своего адресата. В конце главы содержится список вопросов для такого анализа.
Часть 2. Как сформулировать цель документа?
Формулируйте цель своего сообщения в терминах желаемой реакции адресата
• Многие авторы документов пишут без цели – лишь для того, чтобы проинформировать. В ситуации с первыми лицами это большая ошибка.
• Для каждого сообщения «наверх» необходимо определить цель в терминах желательной реакции адресата.
• Если желаемая реакция не определена, любой полученный ответ может быть истолкован как блестящий успех и одновременно как полный провал.
• Когда вы инициатор запроса или предложения, ваша вероятная цель – получить ресурсы или согласие с решением, которое вы предлагаете.
• Когда вы пишете отчет по запросу первого лица, ваша вероятная цель – получить признание сделанной работы или помочь адресату прийти к полезным выводам и решениям.
• Цели документов не статичны – они могут и должны уточняться по мере сбора и анализа информации.
Ставьте цели адекватного масштаба
• Не пытайтесь получить от первого лица слишком много и слишком быстро с помощью одного короткого документа. Избегайте недостижимых и чрезмерно амбициозных целей. Решение сверхмасштабной задачи разбивайте на сравнительно небольшие части.
• Предлагайте первому лицу выдать такую реакцию на ваш документ, какую он может выдать, – совершить такой шаг, какой он готов совершить. Просите о возможном – не рассчитывайте на чудо.
• Цель документа может оказаться и недостаточно амбициозной. Не бойтесь предлагать сильную реакцию, если дело того требует и у вас есть шанс получить то, о чем вы просите.
Предлагайте одобрить анализ, выводы, подход, план или конкретные действия
• Цель вашего обращения к первому лицу должна соответствовать текущему этапу решения того вопроса, о котором вы пишете.
• Когда ситуация не ясна, просите согласия на ее анализ, а затем предлагайте одобрить выводы, содержащиеся в отчете.
• Когда ситуация ясна и выводы сделаны, предлагайте одобрить подход, концепцию решения.
• Когда концепция согласована, предлагайте рассмотреть план действий по ее реализации (включая необходимые ресурсы).
• Когда план одобрен, согласуйте конкретные действия (если такое согласование необходимо).
Ставьте цели и создавайте документы, полезные адресату
• Создавайте своими документами «добавочную стоимость», вносите вклад в принятие решений – даже если это потребует дополнительной работы и вам не поручали это в явном виде.
• Формулируйте выводы и рекомендации конкретно, чтобы их можно было применить с пользой для дела.
• Запрос первого лица может относиться к одному из пяти уровней: 1) запрос на анализ; 2) запрос на выводы; 3) запрос на концепцию; 4) запрос на план; 5) запрос на конкретные действия.
• При составлении документа мыслите и предлагайте на один шаг дальше полученного запроса.
Часть 3. Как структурировать отчет или предложение?
Первым делом конкретизируйте мысли, затем выстраивайте пирамиду
• Структурирование – это определение главных мыслей, последовательности их изложения и способа детализации.
• Бессодержательные, «рыхлые» мысли нельзя хорошо структурировать. Подготовка к структурированию состоит из четырех шагов:
• Определите темы.
• Исключите темы, не имеющие отношения к цели документа.
• Определите типы высказываний по каждой теме (суть проблемы, причины проблемы, варианты решения и т. п.).
• Конкретизируйте содержание высказываний.
• После подготовительной работы используйте первый принцип пирамиды Барбары Минто: пункты – идеи или высказывания – верхнего уровня должны быть раскрыты при помощи пунктов нижележащего уровня.
Делайте немногочисленные главные мысли документа понятными с самого начала
• Напоминайте контекст в начале документа – но коротко.
• Большинство первых лиц быстро соображают и весьма умны. Они привыкли действовать и принимать решения молниеносно, уяснив главное и не вдаваясь во все детали.
• В отчетах и предложениях первым лицам лучше всего работает подход «от главного к второстепенному». Выделите главные мысли и сообщите их в начале текста. Озвучив главное, представьте пояснения.
• Главных мыслей не должно быть слишком много. Чтобы сфокусировать изложение, руководствуйтесь двумя принципами:
• Главные мысли должны работать на цель документа.
• Принцип МЕСЕ: главные мысли не должны пересекаться или дублировать друг друга, при этом ничто по-настоящему важное не должно быть упущено.
• Отражайте главные мысли в заголовках.
Пользуйтесь шаблонами
• Если у вас нет времени учиться изощренным методам структурирования, используйте один из шаблонов:
• Шаблон 1: «Предложение/запрос»
• Ситуация
• Возможное решение
• Цена вопроса и выгода решения
• План действий и ресурсы (требуется не всегда)
• Шаблон 2: «План – факт»
• Название плана или поручения в заголовке отчета
• Резюме
• Статус «план – факт»
• Шаблон 3: аналитический отчет «Выводы – рекомендации»
• Цель отчета
• Выводы
• Рекомендации
• Результаты исследования
• Методика сбора и анализа фактов и данных
• Информация в отчетах и предложениях может быть структурирована с помощью четырех подходов:
• объектного;
• сравнительного;
• процессного/хронологического;
• комбинированного (сочетание трех предыдущих).
Используйте логику ответов на вопросы первого лица
• Если цель и содержание документа не вписываются в готовый шаблон, хорошо работает метод структурирования с помощью ответов на вопросы.
• Запишите в верхней части листа бумаги цель своего сообщения, а затем мысленно представьте себе диалог на эту тему с первым лицом.
• Запишите важные вопросы, которые вы можете услышать от адресата.
• Расположите эти вопросы в логической последовательности – например, от главного к второстепенному.
• Своим документом (текстом, цифрами, фактами) дайте ответы на эти вопросы.
• Превратите вопросы в заголовки документа, заменив их утвердительными предложениями.
• Если есть такая возможность, на этапе подготовки расспросите адресата, на какие вопросы должен ответить ваш документ. Используйте эти вопросы для создания структуры документа.
Часть 4. Как написать текст с учетом особенностей первого лица?
Показывайте цену вопроса и размер отдачи, но воздерживайтесь от манипуляций
• Первые лица прагматичны. Поэтому они хотят знать цену вопроса, о котором пишет автор документа, и размер отдачи от предложенных решений.
• И цена вопроса, и отдача (выгода) бывает не только краткосрочной, сиюминутной. Цена вопроса может быть связана с рисками, которые еще не случились. А отдача в ряде случаев – это будущие перспективы и новые возможности.
• В тех ситуациях, когда возможны несколько различных вариантов решения, первые лица хотят понимать их цену и выгоду в сравнении друг с другом. При этом среди сравниваемых вариантов всегда есть вариант «ничего не менять».
• У любого варианта есть и плюсы, и минусы. Не манипулируйте, показывая только цену или только отдачу, и не злоупотребляйте «проблематизацией»: вы рискуете потерять доверие первого лица.
Будьте конкретны: опирайтесь на цифры, факты, бенчмарки
• Конкретность – одно из главных условий доверия к вашим выводам и рекомендациям.
• Для принятия решений первым лицам нужна точная, конкретная информация.
• Показать цену вопроса и отдачу от решения проще всего с помощью цифр, фактов, примеров.
• Смысл некоторых цифр и фактов невозможно понять, пока они не размещены в сравнительном контексте. Поэтому следует использовать бенчмарки.
• Правило «будьте конкретны» не означает «приводите больше подробностей». Используйте конкретику вместо оценочных суждений и обобщений, избегайте упущений информации.
Упрощайте по-умному
• Чтобы принимать решения и действовать, первым лицам необходима простая и ясная картина ситуации.
• Упрощайте сложные проблемы, выводы, концепции, планы и решения.
• Не бойтесь того, что первые лица сочтут вас «простаком». Им нет дела до вашей личности – их интересует результат.
• Не пытайтесь подать проблему или решение «абсолютно правильно». Просто предложите хорошее, эффективное решение. Больше беспокойтесь о сути, чем о форме.
• Избегайте излишнего упрощения, делающего ваши отчеты и предложения отрывочными и непонятными.
• Не верьте сложным гипотезам. Проверяйте их, прежде чем на них опираться.
• Если хотите найти простое, но эффективное решение, идите «в поле» – подойдите к проблеме вплотную.
• Правильно определяйте проблему. Решайте ту проблему, которая требует решения, а не ту, которую вы умеете (или формально обязаны) решать.
Пишите понятно
• Пишите короткими предложениями. Одно предложение – одна мысль.
• В одном абзаце группируйте мысли (предложения) на одну тему.
• В предложениях выделяйте субъект, действие и объект. Используйте прямые связи между субъектом, действием и объектом.
• Без необходимости не нарушайте логику «причина – событие – следствие».
• Не злоупотребляйте непонятной терминологией и размытыми понятиями. Используйте простой бизнес-язык.
Часть 5. Как сократить все лишнее?
Сокращайте все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям документа
• Чем короче документ, тем выше шанс, что занятый руководитель внимательно прочтет его.
• Для сокращения документов используются те же основные принципы, что и для создания.
• Чтобы сократить все, что не имеет отношения к цели и главным мыслям, используйте принцип пирамиды:
• сформулируйте цель документа;
• найдите главные мысли – пункты верхнего уровня;
• сохраните только те главные мысли, которые имеют прямое отношение к цели документа;
• рассортируйте всю остальную информацию (детали) – сделайте ее подпунктами главных мыслей;
• оставьте только те подпункты, которые критически необходимы для аргументации и иллюстрации главных мыслей.
• Одну и ту же идею можно выразить текстом, таблицей или графически. Выбирайте экономную форму, которая наиболее прямо и быстро доносит мысль до адресата. Не стремитесь к украшательству.
• Если ваш отчет или предложение содержит варианты решения, предлагайте к рассмотрению лишь те из них, которые действительно имеют смысл. Не пытайтесь показать все теоретически возможные варианты.
• При сравнении вариантов используйте лишь те критерии, которые действительно важны для принятия решения.
Когда длинный документ невозможно сократить, сопровождайте его выжимкой (executive summary)
• Цель выжимки – донести до читателя главные мысли основного документа, не вынуждая читать сам документ.
• Содержание и структура выжимки полностью зависят от цели и содержания основного документа.
• Выжимка должна быть полностью понятна без ссылок на основной текст.
• Размер выжимки – не более одной страницы А4.
• Как правило, выжимка – это первая страница основного документа (после обложки, перед оглавлением) или тело электронного письма (при этом основной документ находится во вложении).
• Если ваш документ можно прочитать за 5 минут и он составлен хорошо, отдельная выжимка не нужна.
Введение
Первые лица – это люди, которые находятся на вершине организаций и принимают важные для вас решения. Например, это инвесторы или члены совета директоров, рассматривающие вопрос о финансировании вашего проекта. Это генеральные директора или вице-президенты, у которых вы просите ресурсы или перед которыми отчитываетесь о выполнении важных поручений. Это руководители клиентских организаций, которые думают о том, заключать ли договор с вашей фирмой.
Первые лица очень заняты. Как правило, на рассмотрение каждого конкретного вопроса у них есть всего несколько минут. В их напряженный график трудно вставить личную встречу. Поэтому самые распространенные способы общения с ними – короткие текстовые документы и электронные письма: отчеты, запросы и предложения.
Вот одно из таких писем (пример взят из жизни и изрядно сокращен, имена и названия изменены). Руководитель отдела маркетинга обращается к генеральному директору своей компании:
Уважаемый Иван Владимирович!
За время своего существования наш портал FreeDesign привлек множество специалистов-фрилансеров и корпоративных клиентов и принес значительную прибыль нашей компании.
Мы успешно помогаем заказчикам получать, а специалистам оказывать следующие услуги:
1. Графический дизайн корпоративных буклетов и POS-материалов.
2. Создание корпоративного стиля и его элементов – корпоративных шаблонов.
3. Изготовление ответственных презентаций.
<…>
26. Создание корпоративных видеороликов.
Существуют различные варианты дальнейшего развития нашего портала FreeDesign. Нам необходимо думать о дальнейшем совершенствовании платформы, расширении ее функциональности, особенно в части библиотек портфолио и тендерной площадки.
<…>
Еще одной важной задачей является привлечение на портал новых специалистов и клиентов. В этой связи мы могли бы подумать не только о России и странах СНГ. Однако все эти перспективы требуют серьезного исследования.
По Вашему запросу о результатах маркетинговой деятельности за первое полугодие я буду готова предоставить подробный отчет в пятницу. Хочу обратить Ваше внимание на факты несоблюдения сроков предоставления описаний новых услуг нашими программистами. В частности, в прошлом месяце в ответ на свой запрос я получила безобразную отписку с предложением обратиться к руководству. Подобные случаи сильно мешают в нашей работе и тормозят деятельность в области продвижения услуг компании.
С уважением,
Вероника Петрицкая,руководитель отдела маркетинга
Это пример плохого письма: здесь собраны вместе типичные недостатки, присущие таким документам. Чтобы увидеть их более ясно, посмотрим на письмо глазами адресата.
Во-первых, совершенно непонятна цель письма. Чего пытается добиться автор: произвести впечатление на генерального директора, напомнить о своих заслугах в проекте? Предложить к рассмотрению перспективы развития портала? Показать, что пятничный отчет не забыт? Пожаловаться на смежников-программистов?
К сожалению, многие авторы отчетов и предложений вообще не формулируют цели своих документов. Причины разнообразны: одни не видят в этом необходимости, другие не умеют формулировать цели правильно, третьи убеждены в том, что цели может ставить лишь первое лицо.
Во-вторых, в приведенном примере нет структуры. Автор говорит обо всем вперемешку: начинает с детального перечисления услуг, упоминает о необходимости развития портала, но не раскрывает эту тему, а переходит к отчету, заканчивая отвлеченным вопросом-жалобой. Мысли перечислены хаотично – в том порядке, в каком они приходили в голову.
В-третьих, текст письма плох содержательно: он неконкретен, непонятен и неудобочитаем. Что значит «портал привлек множество специалистов», или «принес значительную прибыль», или «мы могли бы подумать не только о России и странах СНГ»? Что такое «POS-материалы»? Где конец у чудовищной конструкции «факты несоблюдения сроков предоставления описаний новых услуг нашими программистами»?
